ビジネス文書の長期保存にはAcrobat DCのポートフォリオ機能が便利

ビジネス文書の長期保存にAcrobat DCの「ポートフォリオ」機能が便利だと紹介しています。紙で書類を保存すると保管スペースやセキュリティ維持のコストがかかるうえ検索性もなく、ISO文書などでは新旧バージョンが混在して不適合と判断されるリスクもあります。ポートフォリオ機能を使えば、PDFだけでなくWordやExcelなど異なる形式のファイルもそのまま1つのPDFにまとめて管理でき、ポートフォリオ全体をまたいだキーワード検索も可能です。

作成は「ファイル」メニューの「作成」から「PDFポートフォリオ」を選び、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで完了し、Officeアプリがなくても中身をプレビューできます。「Ctrl+F」で簡易検索、「Shift+Ctrl+F」でポートフォリオ全体を検索できる点も紹介し、文書のライフサイクル全体を一元管理できるメリットを説明しています。

この要約は生成AIで作成しました。

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ビジネス文書の長期保存にはAcrobat DCのポートフォリオ機能が便利

柳谷智宣

ITライター

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1972年生まれ、東京育ち。ITやビジネスといったカテゴリーで執筆しているライターです。キャリアは27年目で、雑紙やムック、単行本、新聞といった紙媒体から、ウェブ記事、メールマガジン、プレスリリースなども手掛けています。現在は、執筆だけでなく、企画提案から執筆・編集までを行っております。主に一般ビジネスユーザーをターゲットに、易しく解説する記事が多いですが、エンタープライズ向けの記事やメーカーや企業のウェブサイトのコンテンツ制作も請け負っています。可能な限り、様々な案件に対応できますので、まずは打診いただけると幸いです。