実は自分がボトルネック？　メールの属人化を防ぐ仕事術

サイボウズのイベントセッションで、モデレータの小島英揮氏と、サイボウズ営業本部の足立宜親氏・沖沙保里氏が、メール対応の属人化とその解消法について語りました。足立氏は前職で有給休暇明けに重複対応をしてしまいクレームに発展した経験を、沖氏は退職者の引き継ぎ漏れや休暇の取りづらさを、それぞれ「自分がやった方が早い」からくる属人化の弊害として紹介。処理が一人に集中するとその人がボトルネックとなり仕事全体の速度を左右してしまうと指摘しました。

解決策として、個人メールではなくチームでメールを共有・処理する体制への移行を提案し、グループアドレス運用の難しさなどの実体験も交えつつ、サイボウズの「メールワイズ」を使えば未読・既読という概念がなく処理漏れを防げること、コメントや承認機能で新人でも安心してやり取りできること、対応履歴が残り引き継ぎや工数把握が容易になることといった利点を説明。共有を先にする「共有ファースト」の姿勢が属人化脱却の鍵になると結論づけました。

この要約は生成AIで作成しました。

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柳谷智宣

ITライター

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1972年生まれ、東京育ち。ITやビジネスといったカテゴリーで執筆しているライターです。キャリアは27年目で、雑紙やムック、単行本、新聞といった紙媒体から、ウェブ記事、メールマガジン、プレスリリースなども手掛けています。現在は、執筆だけでなく、企画提案から執筆・編集までを行っております。主に一般ビジネスユーザーをターゲットに、易しく解説する記事が多いですが、エンタープライズ向けの記事やメーカーや企業のウェブサイトのコンテンツ制作も請け負っています。可能な限り、様々な案件に対応できますので、まずは打診いただけると幸いです。