ファイルを探し回るのは時間の無駄！　効率的なデータ管理の基本のキホン

Windowsでのファイル管理の基本を解説する連載「正しいデータ整理整頓法」第1回です。フォルダー分けとタグ付けを比較し、日々大量のファイルを扱う仕事には手間のかからないフォルダー分けが向くとして、大分類・中分類・小分類の3階層までにとどめるルールを提案しています。分類に迷うファイル用の「一時保存」フォルダーや、表示順を操作するための数字接頭辞、日付と取引先名を含めたファイル名の付け方も紹介。

不要か迷うファイルは削除せず「保管用」フォルダーに移すことも勧めています。筆者自身は「仕事」フォルダーの下を「出版社（取引先）」「日付と特集名・連載名（案件）」の3階層で運用しているといいます。さらに、エクスプローラーの「ファイル名と内容を常に検索する」設定や、Windows検索のインデックス対象フォルダーを追加する手順を解説し、目当てのファイルを素早く探し出せる検索環境の整え方や、検索結果から保存場所を開く操作方法も紹介しています。

この要約は生成AIで作成しました。

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柳谷智宣

ITライター

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1972年生まれ、東京育ち。ITやビジネスといったカテゴリーで執筆しているライターです。キャリアは27年目で、雑紙やムック、単行本、新聞といった紙媒体から、ウェブ記事、メールマガジン、プレスリリースなども手掛けています。現在は、執筆だけでなく、企画提案から執筆・編集までを行っております。主に一般ビジネスユーザーをターゲットに、易しく解説する記事が多いですが、エンタープライズ向けの記事やメーカーや企業のウェブサイトのコンテンツ制作も請け負っています。可能な限り、様々な案件に対応できますので、まずは打診いただけると幸いです。